Evento Dulce Colombia
Dulce
Colombia
Dulce Colombia es el evento donde proveedores de
sabores dulces y especiales de la región de Cundinamarca y la capital Bogotá se
reunirán para demostrar la variedad de sabores autóctonos de nuestros postres
dulces y en general de la pastelería y repostería colombiana.
Dentro de la feria además de las muestras
gastronómicas se tendrá invitados especiales como chefs invitados y empresarios
que nos cuenten las nuevas tendencias de desarrollo de productos y su
experiencia de crecimiento profesional y empresarial
Dentro del marco de la feria se desarrollarla de
manera adicional un concurso basado en tres categorías , junior , senior y
máster donde se entregarán premios a el mejor postre , a la mejor escultura de azúcar y chocolate ,
mejor torta temática por región
El tamaño del evento se define como un Evento Mediano
: donde se espera la asistencia de 200 a 500 participantes
Recursos
para el Evento de la Región.
·
Proveedores para la feria
·
Condiciones del sitio del evento
ferial.
El evento se debe de desarrollar en un recinto ferial
como un centro de convenciones Corferias gracias a los recursos que este puede
ofrecer facilidad de cercanía a hoteles y la logística necesaria de conexiones
de audio y eléctricas para el evento asi como elementos necesarios como lo son
baños y acceso a cajeros electrónicos.
Esto además acompañado de la logista correspondiente
que nos permite tener control de aforo y ventas en la taquilla para la entrada
al recinto ferial el cual será abierto al público general.
Para las charlas estas se venderán con antelación en
fechas y horarios establecidos con aforo controlado y serán adicional a la
entrada del evento
·
·Elementos logísticos para la feria.
1. 50
stands para la presentación de productos y venta de cada uno de los empresarios
asistentes a la feria
2. 100
sillas para la presentación de charlas sobre proyectos productivos y nuevas
tendencias del mercado
3. Computadores
y video proyectores para las charlas que se van a dictar
4. Iluminación
especializada para los stands y presentación de los concursos
5. Mesas
y mostradores para la presentación de productos
6. Tres
cocinas de alquiler in situ para la presentaciones postres esculturas y tortas
7. Decoración
en los stands y en los sitios de premiación de acorde a la cultura colombiana
·
·Orquestas, grupos musicales o culturales
que participarán en la feria.
En la feria se presentarán grupos musicales
colombianos dándole un aire autóctono al evento que permitan conectar con las
regiones representadas por los empresarios y asistentes
·
·Talento humano requerido para la gestión
y organización de la feria.
Chefs invitados
Profesionales en gastronomía de alto nivel
especializados en pastelería y repostería los cuales servirán como jueces para
los premios y además las charlas especializadas de empresarios y nuevas
tendencias
Auxiliares de cocina
Estos servirán como soporte y ayuda para los montajes
gastronómicos y asi mismo para soporte en las presentaciones de premiación, su
perfil profesional debe de ser estudiantes de ultimo semestre de carreras como
gastronomía o afines o contar con 1 a 2 años de experiencia en el ramo
Auxiliar de logística
Estos se encargarán de hacer control en los aforos y
prestar asistencia a los visitantes del evento asi como de vigilar la entrada a
las conferencias y visitas y apoyo en la instalación de montajes en las salas u
eventos que se requieran : para ello se contratara una empresa especializada en
logística que prestara los servicios mencionados
Meseros
Se contratarán meseros para repartir los refrigerios a
las charlas y seminarios que se van a dictar estos deben de contar con
experiencia certificada mínimo de 1 año en el ramo de la restauración
atendiendo eventos o de trabajo en hoteles y restaurantes
Coordinadores
Los coordinadores serán los encargados de verificar el
estatus del servicio y requerimientos necesarios para la operación del evento
asi como requerimientos adicionales que se tengan a lugar, su perfil
profesional debe de ser administrador de hotelería y turismo con experiencia en
desarrollo de eventos.
Sonidistas y auxiliares de producción
Los sonidistas serán los encargados de hacer las
conexiones de video y audio para las conferencias y premiaciones que se tengan
a lugar para el evento , estos deben de contar con experiencia en montajes para
este tipo de eventos asi como manejo del material tecnológico requerido
Auxiliar de Aseo y Limpieza
El personal de aseo y limpieza se encargará del
mantenimiento de la limpieza y aseo de pasillos corredores baños y del apoyo
para la limpieza de las áreas de presentación de artículos alimenticios asi
como la limpieza de las cocinas.
Estructura
del evento con su presupuesto para la Región.
Pre-evento
Se nombra el comité organizador se establece los
siguientes puestos de trabajo
Coordinador general :
Juan Felipe Villamil
Esta persona es la encargada del desarrollo general
del evento , supervisa las labores de las comisiones y es el enlace con la máxima
autoridad del evento
Comisiones de Trabajo
Son equipos de personas que contribuyen a cumplir los
objetivos del evento
Comisión de logística
Cantidad de personal requerido 4 personas
Este equipo deberá estar encargado de la logística
relacionada con transporte alojamiento alimentación secretaria y servicios
generales
En nuestro evento la logística debe determinar el transporte
de los invitados y de todos los equipo necesarios para el desarrollo del mismo
. asi como la alimentación a los asistentes relacionada con los talleres y
charlas a dictar asi como la contratación de las personas de servicios
generales.
Comisión de Promoción
Cantidad de personal requerido 5 personas
Este equipo en el pre-evento debe encargarse de
realizar la promoción del evento el cual se realizará de la siguiente manera:
·
Recolección de datos de los posibles
interesados en el evento
·
Realizar una página de Facebook e Instagram
para el evento
·
Realizar una página web de difusión del evento
·
Hacer pauta paga en redes sociales ,
prensa y radio para la realización del evento
·
Asegurar la inscripción de los asistentes
al evento y hacer seguimiento de estas
·
Conseguir los ponentes al evento : chefs y
personalidades del mundo gastronómico
·
Determinar al menos tres Pautas publicitarias
para el evento
Para este evento se determinaron los
siguientes factores para tener en cuenta
Ø Expositores
: 50 expositores
Ø Invitados
especiales y Ponentes : 15 expositores especializados
Ø Cantidad
de publico estimado para los 3 días del evento : 1.500 personas
Ø Fecha
de realización del evento : 16 al 17 de octubre de 2021
Ø Lugar
de realización : Bogotá ( Corferias )
Ø Capacidad
: 1000 personas Pabellón 2 primer piso
Equipos requeridos :
6 cocinas completamente dotadas
50 stands expositores
100 sillas
Computadores y video proyectores para las charlas que
se van a dictar
Iluminación especializada para los stands y
presentación de los concursos
Mesas y mostradores para la presentación de productos
Tres cocinas de alquiler in situ para la
presentaciones postres esculturas y tortas
Decoración en los stands y en los sitios de premiación
de acorde a la cultura colombiana
Evento
Durante el evento se tendrán 9 charlas organizadas en 3
diarias con una duración de 3 horas
Viernes : 8 am primera charla , 14h segunda charla ,
20h tercera y ultima charla
Sábado : 8 am primera charla , 14h segunda charla ,
20h tercera y última charla
Domingo : 8 am primera charla , 14h segunda charla ,
20h tercera y última charla
Posibles Expositores
- Ø Harry
Sasson
- Ø Mark
Rausch
- Ø Juliana
Álvarez
- Ø Moutflet
Santanderes
- Ø Ferran
Adria
- Ø Tortas
don Jacobo
- Ø Leonor
Espinosa
- Ø Juan
Manuel Barrientos
- Ø William
López
Horario de Apertura del Evento 8 am a 21 horas
La apertura de los expositores será a partir de las 7
am donde podrán empezar a vender sus productos de pastelería desde las 7am
Todos los días desde las 10 am hasta las doce se organizará
los concursos de pastelería para ellos se contará con el apoyo de 4 cocinas los
asistentes podrán traer los elementos necesarios ara hacer montaje del postre
el cual solo podrá estar terminado hasta en un 80% pues el porcentaje restante
debe de hacerse en el momento de la participación para las esculturas de chocolate
estas se deben hacer 100% en el evento para ello contaran con 3 días para su realización
Las categorías para la premiación son las
siguientes
- ü Mejor
postre tradicional colombiano
- ü Mejor
postre receta de autor
- ü Mejor
escultura de chocolate
- ü Mejor
torta de Novia
- ü Mejor
torta temática
Categoría Junior de mejor postre de autor – ( solo
pueden presentarse estudiantes como máximo de últimos semestres de cocina o pastelería
u gastronomía )
Premiación : 1er puesto 1.000.000 segundo puesto 800.000
3er puesto 200.000
Premiación Escultura chocolate : 1er Puesto 3.000.000
segundo puesto 1.500.000 3er puesto 800.000
Categoría Junior : 1 er puesto $ 700.000 segundo puesto
$ 500.000 3er puesto $ 200.000
Para la inscripción cada equipo de participantes deberá
pagar $ 100.000 pesos por un equipo conformado máximo por 3 personas para los
equipos de chocolatería el costo por equipo es de 200.000 pesos y para los
equipos junior un costo de 80.000 pesos por equipo.
La entrada por persona tendrá un costo de $ 30.000 persona
para las charlas estas se venden por día o los tres paquetes el cual tendrán un
costo de $100.000 pesos diarios o $ 250.000 si se compran las tres al mismo
tiempo. Para los estudiantes que demuestren por medio de un carné o docentes universitarios
o de educación media la boleta tendrá un costo de $ 25.000 pesos por persona.
Los concursantes deberán traer toda la materia prima
para la realización de tres postres para el jurado y en el caso de las
esculturas toda la materia prima, para la realización de la escultura la cual
debe contener al menos un 90% materiales de chocolate
Música
Para la música se contrato un grupo de música diaria
con temáticas colombianas los cuales se presentarán en los horarios de 12 a 6 pm
y amenizarán el evento.
Expositores
Los expositores por asistir al evento y poder ofrecer
y vender sus productos deberán pagar por un stand el valor de 1.500.000 pesos
si desean aumentar el tamaño de su stand podrán adquirir más el valor será negociado
de acuerdo con la cantidad de m2 requeridos
Cierre
Para el cierre del evento sobre las 20h00 se realizará
la premiación de los postres y esculturas y se dará cierre con un conjunto musical
agradeciendo a todos los invitados y asistentes al evento
Post Evento
ü Se
enviará a cada uno de los expositores un certificado de asistencia al evento
memorias del evento como fotos y datos del evento en cifras y asistencia
ü Asi
mismo se le enviara un enlace a una encuesta para determinar su satisfacción dentro
del evento
ü Se
deberán hacer los pagos de facturas a los proveedores y comités y personas
ligadas al evento asi como a servicios generales y pendientes alquiler de
stands silletería e iluminación y el resto de los proveedores pendientes de pago
ü Pago
a los empleados requeridos para la organización del evento
Presupuesto
El presupuesto se estimo como base de ingresos las
entradas al evento, costos por ingresos de alquiler de stands ingresos por pago
de asistentes a las conferencias y los participantes de concursos de postres y
esculturas mas los egresos planteados para la organización del evento todos
estos valores más los imprevistos están consignados en el siguiente enlace de Excel
en drive , por favor para evitar inconvenientes con la revisión entrar desde la
cuenta Google de la institución.
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