Las herramientas de gestión para los eventos
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Herramientas para la comunicación y
promoción
Para realizar la promoción
del evento y así mismo garantizar la comunicación con los posibles clientes y a
su vez clientes potenciales podemos usar las siguientes herramientas :
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Correo electrónico : Además de poner el
foco en la personalización, hay que apostar por la simplicidad en cuanto a
contenidos. Es importante que no falte la información clave más importante, ni
datos sobre ofertas o descuentos que puedan resultar de interés a quien valore
participar en el evento.
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Página web o sitio web para el evento
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En la página web, como mínimo, deben
aparecer:
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La agenda.
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El lugar de celebración.
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Cómo apuntarse.
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Los ponentes que asistirán al evento.
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Redes sociales : Instagram, twitter, Facebook
entre otras
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Blog para recoger las memorias del evento
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Plataformas de promoción de eventos
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Otra forma de promocionar el evento es con
la ayuda de plataformas de promoción de eventos. Hay muchas distintas, y una de
las más conocidas es Eventbrite. Esta plataforma en concreto tiene un funcionamiento
de lo más fácil. Si la eliges, tan solo tienes que crear el evento y utilizar
todas las herramientas disponibles en la web para conseguir la máxima difusión
posible.
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Ponentes
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Los ponentes también pueden ser un factor clave para la viralización del evento. Seguro que los ponentes que asisten a tu evento tienen una gran masa social que está pendiente de todo lo que hacen, por eso pedir que ellos promocionen el evento tanto en sus blogs como en sus redes sociales te puede ayudar a ganar un gran alcance.
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Campañas de pago
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Nota de prensa
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Otra de las acciones que funciona muy bien es realizar una nota de prensa y enviarla a todos los medios posibles para que se hagan eco del evento.
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Propuestas personalizadas e
invitaciones en persona
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Aunque vivimos en plena era digital, hay
métodos tradicionales que todavía funcionan y dan buenos resultados. Visitar
universidades, empresas o asociaciones en persona y ofrecer invitaciones cara a
cara.
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Herramientas para el control y
seguimiento
Dentro
de las herramientas que podemos usar para el control y seguimiento podemos
encontrar las siguientes :
Check List : las cuales son listas de chequeo de cumplimientos para no olvidar nada importante durante el evento las cuales serán ajustadas a cada una de las áreas y tiempos del evento en desarrollo.
Diagrama de GANT : este diagrama nos permitira darnos cuenta sobre el cumplimiento de fechas establecidas para cada uno de los puntos y desarrollo del proyecto que estemos desarrollando.
Encuestas
de satisfacción y PQRS: estas nos servirán para determinar el desarrollo del
post evento realizando de esta maneta planes de mejora que nos permitan satisfacer
las necesidades de nuestros clientes.
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Otras herramientas
· Bevy: Bevy es una herramienta útil para
organizar eventos comunitarios, ya sean presenciales o virtuales. Es una
plataforma integral que sirve para planificar, promover y ejecutar todo tipo de
eventos. También permite hacer análisis para que veas el panorama general y se
integra con otras herramientas.
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Marketo: Marketo es un operador preponderante en el mundo del marketing por email. Lo destacado de Marketo es la posibilidad que ofrece de detectar las conductas de cierto público específico y orientar las campañas en ese sentido. Si el evento en el que trabajas está dirigido a los clientes potenciales con quienes quieres vincularte y a estimularlos para que pasen luego a la etapa de ventas, entonces, Marketo es lo ideal.
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Iterable: Iterable es una excelente herramienta para marketing por email con la que puedes llegar a muchísimas personas que ya se encuentran usando tus productos. Si estás planificando un evento para clientes, Iterable puede ser la herramienta que necesitas.
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CadmiumCB: de una aplicación para tomar
notas y compartir presentaciones, ha ido evolucionando a un verdadero “todo
incluido” a la hora de organizar un congreso o reunión. Ofrece distintos
módulos que se pueden integrar y combinar entre sí para tener en una misma
herramienta desde una app o web del evento, gestionar los abstracts al
congreso, gestionar datos de ponentes, asistentes y expositores, hasta lanzar
encuestas o certificaciones post-evento y generar contenidos en formato video,
archivos de audio, etc.
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EventGeek: otra plataforma colaborativa para la gestión de principio a fin de eventos, en versión web y también app. Se pueden integrar herramientas como Eventbrite, Twitter o Salesforce para poder comparar el impacto del evento a través de estas fuentes y hacer una comparativa del ROI de cada evento. Como la anterior es customizable según las funcionalidades que se necesiten, incluyendo módulos para la gestión de checklists, timings de tareas y entregas, seguimiento de presupuestos, gestión de viajes y ROI.
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Shoflo: en este caso estamos ante una herramienta de gestión técnica y de producción de un evento, donde recoger los proyectos, consultar las hojas de planificación de tareas, montajes, actualización de la escaleta del evento, añadir elementos a la misma, etc. Todo desde una misma herramienta que se actualiza a la vez en cualquier dispositivo y que está disponible para cualquier miembro del equipo de producción con permiso para consultar o editar la información.
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Lineup Ninja: ha creado un software que ayuda a los organizadores de un congreso a programar los contenidos relacionados con dichas jornadas, integrando por ejemplo las ponencias, las agendas, etc. El programa puede ser usado por centros de conferencias, festivales, etc.
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H3. Su traslación a Redes Sociales
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Hootsuite: herramienta que ayuda a gestionar las redes sociales de forma agrupada en una sola plataforma. Además, una de sus grandes ventajas es que permite programar con antelación posts y controlar las interacciones de tus seguidores.
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Socialmention: permite monitorizar lo que se está diciendo de la marca en redes sociales y en internet. Permite descubrir las palabras clave y hashtags que tus usuarios asocian a tu marca.
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Easypromos: esta herramienta brinda la posibilidad de crear cualquier tipo de concurso en redes sociales y generar leads cualificados y segmentados.
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Y
Yarr TV: haz que tus seguidores interactúen en tu evento a través de twitter con pantallas que muestran el seguimiento en directo de una cuenta, hashtag o temática.
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Visionteractive: propone, a través de las
redes sociales y contenido digital viralizar el evento o la acción física
mediante photo booths o máquinas expendedoras. La idea es interactuar con el
asistente de una forma divertida a través de las redes sociales dentro del
propio evento. Para ello ofrecen herramientas como el Presstagram (una
impresora de las fotos de Instagram del usuario que se hayan etiquetado con el
hashtag del evento); SocialMat o SocialBreak, máquinas expendedoras de
merchandising o incluso bebidas que funcionan a golpe de tweet en el evento; o
incluso cargadores para móviles que funcionan a base de tweets. Una forma de
asegurarse la participación del asistente contando el evento en el que está a
través de sus perfiles sociales, a cambio de un contenido atractivo o de
utilidad.
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Seguimiento a asistentes
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Summa CRM: si necesitas hacer un seguimiento a clientes potenciales, este CRM puede ayudarte. Para los apasionados de Gmail, existen alternativas que convertirán tu correo electrónico en un propio CRM. Este es el caso de Streak, que te permite hacer un seguimiento de todos los correos que recibas de tus clientes potenciales.
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MailChimp: te permite hacer envíos sobre tu base de datos de usuarios. Dispone de opciones para realizar una integración con la página de Facebook de tu evento o un blog en WordPress. Además, si creas tu evento con Eventbrite podrás disfrutar de esta herramienta para organizarte.
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Referencias
Botey, P. (24 de 09 de 2020). https://www.inboundcycle.com.
Obtenido de
https://www.inboundcycle.com/blog-de-inbound-marketing/como-promocionar-un-evento
fundacion universitaria
san mateo . (27 de 08 de 2021). https://moodlevirtual.sanmateovirtual.edu.co/RecursosGas/organizacion_de_catering_y_eventos/Unidad_2/ACT_2/Principal/UV_GR_PAF_MGE_U03_364_V01/html/index.html#page/6.
Obtenido de
https://moodlevirtual.sanmateovirtual.edu.co/RecursosGas/organizacion_de_catering_y_eventos/Unidad_2/ACT_2/Principal/UV_GR_PAF_MGE_U03_364_V01/html/index.html#page/6:
https://moodlevirtual.sanmateovirtual.edu.co/RecursosGas/organizacion_de_catering_y_eventos/Unidad_2/ACT_2/Principal/UV_GR_PAF_MGE_U03_364_V01/html/index.html#page/6
the apartment. (s.f.). https://www.theapartment.es/blog/comunicacion-corporativa/mejores-herramientas-organizacion-eventos/.
Obtenido de
https://www.theapartment.es/blog/comunicacion-corporativa/mejores-herramientas-organizacion-eventos/
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